Wenn Sie als Eigentümergemeinschaft die Hausverwaltung wechseln möchten, brauchen Sie in der Regel einen Beschluss der Eigentümerversammlung und einen sauber gekündigten Verwaltervertrag. Danach folgt die geordnete Übergabe der Unterlagen und Konten an die neue Verwaltung. Dieser Beitrag zeigt die Schritte, die typischen Fehler und eine Checkliste für die Auswahl.
Das Wichtigste in Kürze
- Über Abberufung und Neubestellung entscheiden die Eigentümer gemeinsam, nicht einzelne Eigentümer.
- Prüfen Sie zuerst den bestehenden Verwaltervertrag: Laufzeit, Kündigungsregeln, Pflichten bei der Übergabe.
- Die neue Verwaltung sollte schon vor dem Stichtag feststehen, damit keine Lücke entsteht.
- Die Übergabe umfasst Unterlagen, Konto, Abrechnungen und Schlüssel.
Wann ist ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll?
Die häufigsten Gründe sind schlechte Erreichbarkeit, verspätete Abrechnungen, unklare Kommunikation und Mängel, die lange liegen bleiben. Auch wenn sich die Anforderungen der Gemeinschaft ändern, etwa durch größere Sanierungen, kann eine andere Verwaltung besser passen.
Bevor Sie die Hausverwaltung wechseln, lohnt ein nüchterner Blick: Ist das Problem ein einzelner Vorfall oder ein Muster? Notieren Sie über einige Wochen, wann Anfragen unbeantwortet blieben, welche Fristen verpasst wurden und welche Mängel offen sind. Mit solchen Belegen lässt sich in der Versammlung sachlich argumentieren.
Manchmal reicht ein klärendes Gespräch, auch mit dem Verwaltungsbeirat. Wird danach nichts besser, haben Sie zumindest eine Grundlage für den Beschluss.
Sprechen Sie auch über die Alternative Selbstverwaltung. Sie spart Verwaltergebühren, verlangt aber viel Zeit, Fachwissen und Bereitschaft einzelner Eigentümer, Verantwortung zu übernehmen. Bei größeren Anlagen ist Selbstverwaltung oft nur schwer zu leisten; bei kleinen Gemeinschaften kann sie je nach Beteiligung möglich sein.
Kann man die Hausverwaltung jederzeit wechseln?
Nicht ohne Weiteres. Entscheidend ist, was im Verwaltervertrag steht und wie lange die Bestellung läuft. Lesen Sie Laufzeit, Kündigungsfrist und Regeln zur Abberufung genau durch, bevor Sie die Hausverwaltung wechseln.
Bei schweren Pflichtverletzungen, etwa wiederholt fehlenden Abrechnungen oder Missachtung von Beschlüssen, kann eine fristlose Kündigung infrage kommen. Das sollten Sie gut dokumentieren und vorab juristisch prüfen lassen.
Die rechtlichen Einzelheiten hängen vom Vertrag und der Lage Ihrer Gemeinschaft ab. Lassen Sie sie im Einzelfall von einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht prüfen.
Binden Sie früh den Verwaltungsbeirat ein. Er kennt die Gemeinschaft, kann Unterlagen sammeln und die Versammlung vorbereiten.
Die Schritte beim Verwalterwechsel
Der Ablauf lässt sich in einer festen Reihenfolge abarbeiten:
- Vertrag und bisherige Beschlüsse prüfen.
- Mängel und Pflichtverletzungen dokumentieren.
- Angebote von mindestens zwei, besser drei Verwaltungen einholen.
- Eine Eigentümerversammlung einberufen, in der über Abberufung bzw. Kündigung und Neubestellung entschieden wird.
- Den Verwaltervertrag mit der neuen Verwaltung abschließen.
- Die bisherige Verwaltung schriftlich zur Übergabe auffordern.
- Die Übergabe prüfen und Mieter sowie Dienstleister über den Wechsel informieren.
Planen Sie genug Vorlauf ein. Wie lange es insgesamt dauert, hängt vor allem von Vertragslaufzeit, Termin der Versammlung und Kooperation der alten Verwaltung ab.
Typische Fehler sind ein Beschluss ohne ordentliche Einladung, ein Wechsel ohne fertigen Vertrag mit dem Nachfolger und eine Übergabe ohne Checkliste. Auch fehlende Protokolle machen später Ärger.
Was beschließt die Eigentümerversammlung?
Die Versammlung entscheidet über die Beendigung der Bestellung der bisherigen Verwaltung und über die Bestellung der neuen. Dazu gehört der Beschluss über den Verwaltervertrag samt Vergütung und Laufzeit. Oft wird zugleich jemand bevollmächtigt, den Vertrag zu unterzeichnen.
Damit der Beschluss trägt, muss die Einladung ordentlich erfolgen und die Tagesordnung den Punkt klar benennen. Formulieren Sie die Anträge konkret, etwa mit Name der Verwaltung, Beginn der Bestellung und Vertragsinhalt.
Legen Sie die Angebote vorab allen Eigentümern vor, damit niemand unvorbereitet abstimmt. Welche Mehrheiten gelten, richtet sich nach Gesetz und Teilungserklärung; lassen Sie das im Einzelfall prüfen.
Halten Sie das Ergebnis im Protokoll fest und stellen Sie es zügig allen Eigentümern zu. Das Protokoll ist der Nachweis gegenüber alter Verwaltung, Bank und Dienstleistern.
Was muss die alte Hausverwaltung bei der Übergabe regeln?
Die bisherige Verwaltung muss die Unterlagen der Gemeinschaft herausgeben. Dazu zählen Teilungserklärung, Protokolle und Beschlusssammlung, Verträge mit Dienstleistern, Abrechnungen, Versicherungspolicen und Pläne.
Das WEG-Konto gehört der Eigentümergemeinschaft, nicht der Verwaltung. Die neue Verwaltung braucht daher Zugriff, und die Bank benötigt dafür den Beschluss samt Protokoll.
Klären Sie außerdem den Stand der laufenden Abrechnung, offene Rechnungen und Hausgeldrückstände. Eine Liste der Unterlagen, die beide Seiten abzeichnen, vermeidet Streit.
Vergessen Sie praktische Dinge nicht: Schlüssel, Zugangsdaten zu Heizung und Zählerportalen, Ansprechpartner von Hausmeister und Handwerkern. Gerade bei Störungen wie einer ausgefallenen Heizung zählt, dass die neue Verwaltung sofort handeln kann. Mehr zum Alltag einer Hausverwaltung lesen Sie im Beitrag Aus dem Alltag einer Hausverwaltung.
Neue Hausverwaltung finden: Checkliste für die Auswahl
Vergleichen Sie nicht nur den Preis. Fragen Sie nach dem Ansprechpartner, der Erreichbarkeit, der Antwortzeit auf Anfragen und dem Umgang mit Störungen. Lassen Sie sich erklären, wie Abrechnung, Wirtschaftsplan und Versammlungen organisiert sind.
Diese Punkte sollten Sie vor der Entscheidung klären:
- Wer ist fester Ansprechpartner und wie ist er zu erreichen?
- Welche Erfahrung besteht mit Gemeinschaften Ihrer Größe und Art?
- Welche Leistungen sind im Vertrag enthalten, welche kosten extra?
- Wie läuft die Übernahme von der bisherigen Verwaltung?
- Welche Laufzeit und Kündigungsregeln gelten?
- Gibt es Referenzen, die Sie anrufen dürfen?
Achten Sie auf eine Verwaltung mit guter Erreichbarkeit und Ortskenntnis. Fragen Sie, wie schnell sie bei Schäden einen Ansprechpartner oder Handwerker schicken kann. Prüfen Sie außerdem, ob Büro und Außendienst erreichbar sind.
Ein Probegespräch vor der Versammlung zeigt, ob die Chemie stimmt. Die Eigentümer können die Verwaltung dann gemeinsam kennenlernen.
Häufige Fragen
Wer darf eine Eigentümerversammlung zum Verwalterwechsel einberufen?
Üblicherweise lädt die Verwaltung ein, in der Praxis oft auf Anregung des Verwaltungsbeirats. Welche Regeln für eine Einberufung durch Eigentümer gelten, hängt vom Gesetz und Ihrer Teilungserklärung ab. Lassen Sie das im Einzelfall rechtlich prüfen.
Entstehen beim Verwalterwechsel Kosten?
Kosten können für Rechtsberatung, eine zusätzliche Versammlung und eventuell eine Übernahmepauschale der neuen Verwaltung anfallen. Fragen Sie in den Angeboten ausdrücklich danach und vergleichen Sie, was jeweils enthalten ist.
Sollten Mieter über den Wechsel informiert werden?
Ja, spätestens zum Stichtag. Teilen Sie neue Ansprechpartner, Kontaktwege und gegebenenfalls Kontoverbindungen schriftlich mit, damit Schadensmeldungen und Zahlungen nicht ins Leere laufen.
Was tun, wenn die alte Verwaltung Unterlagen nicht herausgibt?
Fordern Sie die Unterlagen schriftlich mit Frist an und führen Sie eine Liste des Fehlenden. Hilft das nicht, ziehen Sie einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht hinzu.
Hausverwaltung wechseln mit Stennes & Kempf besprechen
Wir verwalten Immobilien und kennen den Alltag einer Hausverwaltung aus eigener Erfahrung: Christian Kempf führte über zwanzig Jahre eine Hausverwaltung in zweiter Generation. Bei uns steht die persönliche Betreuung im Mittelpunkt, und wir verwalten auch größere Mietbestände. Unser Einsatzgebiet reicht von Willich über Krefeld, Meerbusch, Neuss und Düsseldorf bis Mönchengladbach.
Stennes & Kempf Immobilien GmbH
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